tutorial microsoft excel

Tutorial Microsoft Excel


Tua Namora Nainggolan dan Team Kursus Komputer Trainee Jepang
cokubear@yahoo.co.jp



Lisensi Dokumen:
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan
disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat
tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang
disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang,
kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com.

I. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak
digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan
mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan
tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2
penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.


II. Bekerja dengan Microsoft Excel

A. Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu
bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan.
Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan
dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan
baik.















Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan beberapa istilah penting
B. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table
dibawah.


Tabel 1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer


C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan
lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut
ini :
1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2
berikut ini :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada
lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), -
(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar 2
dibawah ini.


Gambar 2. Tabel Upah Kerja

Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara.

• Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
• Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
• Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).

• Menulis Rumus dengan Referensi Sel
• Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
• Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di
sel E5 pun akan ikut berubah.

• Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
• Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
• Ketik “=” pada kolom baris rumus
• Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
• Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

F. Membuat Range/Blok Sel
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang,
anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf
beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris),
copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini,
anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai
contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. (lihat Gambar 3).



Gambar3. Tampilan Range B2:E7

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :
• Membuat Range Menggunakan Tombol Shift
• Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat
• Gambar 3).
• Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7

• Membuat Range Menggunakan Mouse**
• Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada
• dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar 3).
• Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.

Membuat Kolom atau Baris
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang
anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

• Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5)
dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :
• Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)
• Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).


Gambar4. Menyorot Sederetan Kolom

G. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range
tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format
tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

H. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan
dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
• Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya
• pilih/klik sel B2.
• Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
• Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
• Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)

Gambar5. Tampilan Data Awa

• Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
• Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar 6.


Gambar6. Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill

I. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

• AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan
dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam
fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung
rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai
min (Min), dan jumlah data angka (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
• Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti dibawah ini.


Gambar7. Contoh Penggunaan AutoCalculate


• Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.
• Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

• AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi
tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum),
ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke
lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).

Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke
tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot
range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.


Gambar8. Contoh Penggunaan AutoSum


J. Mengatur Lebar Kolom

• Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang
akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom
tersebut.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga
lebar kolom sesuai yang diinginkan.

• Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.
Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada
kolom seperti terlihat pada gambar9.


Gambar9. Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

K. Mengatur Tinggi Baris
Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan
diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris
tersebut.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga
tinggi baris sesuai yang diinginkan.

L. Mengatur Format Tampilan Huruf
Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk
memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf
(size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda
tambahkan dalam data anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris
menu dan toolbar.

Format Melalui Perintah di Baris Menu
• Sorot sel atau range yang akan anda format
• Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan
• ditampilkan
• Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
• Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.


Gambar10. Kotak Dialog Format Cells – Tab Font

Format Melalui Toolbar
Tabel2. Jenis2 Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf





M. Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range
tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom
tertentu.

Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan
menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu
• Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
• Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan


Gambar11. Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment
Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
a. Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat
dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify
(seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).
b. Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :


• Klik OK


Gambar13. Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya


Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar



N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan
tampil seperti di bawah ini.


Gambar14. Kotak Dialog Format Cells – Tab Border

Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai
Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range
Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik
OK bila sudah selesai.


Gambar15. Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai

O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan
data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru
Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru
Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru


Gambar15. Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja

P. Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua
kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan
menghapus sel, baris ataupun kolom.
Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan
Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.

Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan
menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya

Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda
sorot

Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang
anda sorot

Klik OK